Sometaduuniin - virtuaalisten kohtaamisten kehittäminen

Tämä ryhmä on Sometaduuniin-hankkeen prosessiportfolio.

Tämä portfolio kuvaa  virtuaalisten kohtaamispaikkojen kehittämisprojektin etenemistä  Sometaduuniin-hankkeessa ja projektin aikana tapahtunutta oppimista eri osallistujien näkökulmasta.

Hankkeen tavoite ja kehittämistehtävät

Laurean osaprojektissa kehitetään virtuaalisia kohtaamisia opiskelijoiden ja työnantajien välille. Tavoite on tukea työ- ja harjoittelupaikkojen saantia jatkossa uudenlaisilla toimintatavoilla. Laureassa ideoidaan ja testataan hankkeen aikana (10/206-9/2019) kaikien kaikkiaan kuusi eri toimintamallia. Näiden käyttöä laajennetaan ensin muihin hanketoimijoihin (TAMK, Lapin AMK ja Itä-Suomen yliopisto) ja viimekädessä pyritään löytämään keino vakiinnuttaa virtuaaliset kohtaamiset osaksi korkeakoulujen normaalia toimintaa.

Osahanke tarjoaa myös opiskelijoille runsaasti erilaisia kehittämistehtäviä. Projekti on monialainen yhdistäen niin liiketoiminnan, tietoteknisen ja digiajan, kuin myös palvelumuotoilun ja tietoturvallisuuden osaamista. Itse tapahtumien suunnittelu ja markkinointi tarjoavat monenlaista Laurean toimintamalliin, Learning by Developing, sopivaa projektia ja opinnäytetyöaihetta markkinatutkimuksen tarvetta unohtamatta.

Yhteinen prosessiportfolio on koetun ja opitun sekä tulosten jakamisen paikka.  Tätä tukee foorumi.

Se on myös paikka, jossa jaamme materiaalia ja syntyneitä tuotoksia hankkeessa mukana olevien kesken.

Hanke saa rahoituksen Euroopan sosiaalirahastolta Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen myöntämänä sekä osallistuvilta korkeakouluilta.

Hankkeen kotisivut: www.sometaduuniin.fi

Hankehenkilöstö:

Projektipäällikkö Anna Nykänen, anna.nykanen(a)laurea.fi, puh. 046 856 7457
Projektiasiantuntija Marjo Ritmala, marjo.ritmala(a)laurea.fi, puh. 0406734076
Projektiasiantuntija Minna-Kaisa Lehtilinna, minna-kaisa.lehtilinna(a)laurea.fi, puh. 046 856 7786
Projektiasiantuntija Taru Tallgren, taru.tallgren@laurea.fi, puh 046 856 7705
Projektiassistentti Saara Gröhn, saara.grohn@laurea.fi, puh. 0406684891
Tekninen projektiassistentti Joel Korhonen, joel.j.korhonen(a)laurea.fi, puh. 040 630 2020 (Huom! Lopettanut hankkeessa 31.12.2017)

 

HUOM! Tiedostot ovat hanketiimin työstämien versioiden kopioita, eivätkä aina välttämättä viimeisimmät versiot. Näitä päivitetään merkittävien muutosten yhteydessä.

Rakennerahastot.fi sivulla on ohjeet hankeviestintään liittyen, jotka viestinnässä tulee huomioida.

  • Jäsenyys pyynnöstä, Julkinen
  • Joel Korhonen's profiilikuva Joel Korhonen, Anna Nykänen's profiilikuva Anna Nykänen
  • Projekti
  • 05.09.2017
  •  27  3  53  0  6  8  13

Foorumin viimeisimmät viestit 

Mitä ajatuksia Slack-tapahtuma herätti tapahtumien sisällön osalta?

Hei,
Laitan tähän muutamia ajatuksia mitä Slack-tapahtuma herätti sisällön osalta.Mielestäni S...
Marjo Ritmala's profiilikuva Marjo Ritmala

Mitä ajatuksia Slack-tapahtuma herätti tekniikan osalta

Hei,
Laitan tähän muutamia kommentteja Slack-tapahtumasta tekniikan osalta. Mielestäni Slack a...
Marjo Ritmala's profiilikuva Marjo Ritmala

Ensimmäiset pilotit AC:llä ohi ja ohjeistus julkaistu

Projektipäällikkönä on tietysti mukava tunne, kun jotain valmistuu. Hankekin alkaa olla puoliväli...
Anna Nykänen's profiilikuva Anna Nykänen

Mitä ajatuksia Slack-tapahtuma herätti tekniikan osalta

Hei kaikki,
Pyytäisin ajatuksianne asiasta kaikilta teiltä, jotka olette rekistöityneet alusta...
Anna Nykänen's profiilikuva Anna Nykänen

Mitä ajatuksia Slack-tapahtuma herätti tapahtumien sisällön osalta?

Hei kaikki,
Pyytäisin ajatuksianne asiasta kaikilta teiltä, jotka olette rekistöityneet alusta...
Anna Nykänen's profiilikuva Anna Nykänen

Kohtaamisten kehittämisen eteneminen

2016 ja 2017

Hankkeen alussa valmisteltiin ja käynnistettiin virtuaalisten kohtaamisten kilpailu. Kilpailua markkinointiin paitsi hankkeen sivustoilla sekä korkeakoulun sisällä, myös muille korkeakouluille sekä SYLille ja SAMOKille levitettäväksi. Kilpailijoita tuettiin tarjoamalla kilpailuinfotilaisuus sekä keskustelutilaisuudet. Näihin tartuttiin huonosti. Kilpailua markkinointiin Laureassa myös projekti- ja opinnäytetyötoreilla. Blogissakin kannustettiin osallistumaan kilpailuun vielä toukokuussa.

Keväällä 2017 kaksi opiskelijaa aloitti opinnäytetyön hankkeessa: Ilja Prohorov tarttui alustojen tutkimiseen ja ensimmäisten pilottien toimivuuden arviointiin. Ville Savolainen lähti selvittämään kohtaamisten tietoturvaa ja tekemään tähän ohjeita.

Ensimmäistä virtuaalisten kohtaamisten konseptia, joka toteutetaan Adobe Connectia hyödyntäen, on suunniteltiin keväällä hankeporukassa. Mukaan yhteistyökumppaniksi pyydettiin on ensivaiheessa Royal Ravintoloita.

Ideakilpailu päättyi toukokuussa. Ennen päättymistä järjestettiin osallistujille etäyhteydellä keskustelutilaisuus, mutta tähän ei tullut osallistujia. Voittajan ratkaisemiseksi valmisteltiin ohjausryhmästä koostuvan raadin tapaamista. Valitettavasti ehdotuksia saatiin ainoastaan yksi, joka päädyttiin palkitsemaan, vaikka ehdotus ei täysin vastannut arviointikriteereihin. Konsepti on kuvattu blogissa.

Ideakilpailun palkinnon lunastamisen ehdoksi asetettiin idean jatkotyöstäminen yhdessä hanketoimijoiden kanssa. Tämä ehto toteutui työpajassa, johon Anita Muhonen ja Jarkko Hägglund osallistuivat 18.8. Laureassa. Työn tuloksena syntyi alustava konsepti testin tai kyselyn käytöstä sopivien ehdokkaiden löytämisestä vuorovaikutuksellisiin virtuaalisiin kohtaamisiin. Mallia viedään eteenpäin jatkossa: sopivien kysylytyökalujen sekä kyselyn/testin sisällön suunnittelu on annettu opiskelijaryhmälle Henkilöstön voimavarojen johtaminen -opintojakson yhteyteen.

15.9.2017 järjestettiin työpajapäivä, johon kutsuttiin myös työelämäedustajia. Mukana oli Kimmo Koski FCG Kuntarekrystä, Hanna Lotti Laurean HR:stä sekä Anita Muhonen ELY-keskuksesta. Lisäksi paikalla oli hankkeessa toimivia opiskelijoita. Pajassa työstettiin kolme konseptia, joista kaksi päädyttiin hankepalaverissa myöhemmin yhdistämään. Lopputuloksena saatiin näin ollen konseptit sekä ensimmäisen (6.11.) että toisen pilotin toteuttamiselle (16.11.). Hankepalaverissa päätettiin, että ensimmäinen pilotti toteutetaan suunnitelusta Adobe Connectissa ja toinen Skype for Businesstä käyttäen. Adobe Connectin Breakout roomsien käytön ideaa kuvattiin blogissa elokuussa.

Toteutukseen asti saatiin suunnitelluista tilaisuuksista ainoastaan toinen. 6.11. tilaisuuteen ei saatu riittävästi ilmoittautumisia sen toteuttamiseksi. 16.11. tilaisuus päätettiin näin ollen toteuttaa Adobe Connectissa. Opinnäytetyöntekijä Ilja Prohorov toimi tilaisuudessa havainnoijana kohtaamisen kehittämiseksi ja opinnäytetyökin valmistui kevään puolella. Tapahtumaa ennen ja sen jälkeen jälkeen julkaistiin Onnin blogisarjaa.

20.11. pidettiin syksyn toinen työpaja työantajille ja opiskelijoille. Yrityksistä mukana oli Seure, Enjoy, Verisure ja StaffPoint. Työpaja eteni opiskelijavetoisesti: Opinnäytetyöntekijä Emma Barck keräsi toiveita koskien kevättalvella Slackissa toteutettavaa kohtaamista ja projektia työstävä Tiina Korhonen aineistoa palvelumuotoiluun.

Keväälle 2018 on suunnitteilla kaksi tapahtumaa: 5.2. sosiaalialalle, jossa edelleen työstetään vielä Adobe Connectin konseptia ja 6.3. järjestettävän Laurean ura- ja rekrytapahtuman ympärille kahden viikon mittainen verkostoitumistapahtuma Slackiin.

Joulun alla valmistui ensimmäinen hankkeeseen liittyvä opinnäytetyö kohtaamisten tietoturvaan liittyen Ville Savolaisen toimesta.

Ajankohtaiset kehittämishaasteet liittyvät toimintamallien vakinaistamiseen, minkä ensimmäinen lähtökohta on saada niin työnantajat kuin opiskelijat kiinnostumaan osallistumisesta. Osallistumisesta virtuaalisiin kohtaamisiin on keskusteltu yritysedustajien kanssa eri yhteyksissä mm. ura- ja rekrytapahtumissa sekä projektitorilla. Alustavasta kiinnostuksesta huolimatta yrityskumppaneita on ollut haasteellista saada mukaan. Ehkä uudet toimintatavat vielä hieman pelottavat ja odotetaan muiden kokemuksia ennen kuin uskalletaan itse lähteä mukaan. Toinen haaste liittyy tapahtumien liiketoimintamallien tarkasteluun alkaen syntyvien kustannusten arvioinnista. Hanke on jatkuvasti kiinnostunut keskustelemaan eri tahojen kanssa siitä, kuka kohtaamisia voisi jatkossa järjestää. Toiminnan integrointimahdollisuuksia opiskelu- ja koulutusprosessiin tulee myös jatkossa miettiä.

2018

Vuosi käynnisyi rivakasti: ensimmäinen versio yleisohjeista virtuaalisten kohtaamisten järjestämisestä Adobe Connectissa julkaistiin. 6.2. pidettiin Adobe Connectissa suunniteltu tapahtuma. Osallistuvia opiskelijoita oli noin 30 ja työantajia neljä: Seure, Espoon mielenterveys yhdistys EMY ry, Vantaan järjestörinki  ja Hyvinkään kaupungin työllisyyspalvelut. Slackissä toteutettiin monialainen eriaikaisen kommunikaation mahdollistava kohtaaminen  sekä suomen että englanninkielellä 27.2-13.3. Laurean opiskelijoille. Konsepti mallinnettiin Emma Barckin pohjatyön perusteella.  Ilmoittautuneita organisaatioita oli 17, mukaan kirjautuneita käyttäjiä 86.

Huhtikuussa järjestettiin liiketalouden virtuaalinen kohtaaminen Adobe Connectissa liiketalouden opiskelijoiden toteuttamana. Mukana oli neljä työnantaja ja 14 opiskelijaa, joista yksi myös sai työtä tapahtumaan perustuen.

12.-13.4. hanke oli esillä ITK-päivissä, jossa pidimme posteriesityksen jo toteutetuista virtuaalisen kohtaamisen konsepteista.

Lyhyessä työpajassa 19.4. ideoimme, voisiko virtuaaliset kohtaamiset tuottaa samalla tietoa myös korkeakoulujen laadunvarmistukseen. Kohtaamisissa tulee parhaimmillaan näkyväksi niin opiskelijoiden osaaminen kuin työelämän osaamistarpeet.

Loppukeväästä päivitimme Adobe Connect -kohtaamisiin liittyviä ohjeita uusiin kokemuksiin ja palvelumuotoiluun perustuen. Osallistujaohjeet julkaistiin myös englanniksi. Kokeiluja summattiin blogikirjoituksessa. Kesällä lisättiin ohjeistukset Slack-konseptista. Myös yleisohje virtuaalisten kohtaamisten järjestämiseen julkaistiin sekä pikaohje tietoturvasta. Edellämainitut tuotokset ovat luettavissa materiaalipankissa. Keväällä valmistui myös useampi opinnäytetyö: Laurean opiskelijat Saku Sairanen ja Samuli Hurskainen tarkastelivat kohtaamisten osallistujaprofiileja ja suunnittelivat markkinointia näihin perustuen. Jutta Vehmanen toteutti kyselyn työantajien toiveista kohtaamisiin liittyen, jonka perusteella saatiin tietoa myös potentiaalisista uusista yrityskumppaneista. Opiskelijaprojektina tarkasteltiin myös tapahtumien kustannuksia jatkuvuusmallien löytämiseksi.

Jo kokeiltujen mallien testausta suunniteltiin keväällä TAMKissa ja UEFissa. Näistä kokeiluista toivomme kuulevamme syksyn edetessä lisää ja toivomme, että hankekumppanimme jatkavat kokeiluja myös syksyllä. Syksyllä 2019 on tarkoitus toteuttaa Laurean osahankkeen toimesta kaksi kohtaamista: kokeilemme ZOOMia 23.10. liiketalouden virtuaalisessa kohtaamisessa ja uusimme Slack-kokeilun yhdistäen tapahtumaan mahdollisuuden myös ZOOMin kautta toteutettavaan samanaikaiseen virtuaaliseen vuorovaikutukseen marras-joulukuussa.  Näiden suunnittelemiseksi pidetään palvelumuotoilutyöpaja 25.9. Loka-marraskuussa on aika koota taas yhteen Laurean osahankkeen ja hankekumppaniemme kokemuksia testatuista virtuaalisten kohtaamisten malleista.

Tapahtumien jatkuvuuden näkökulmasta yksi vaihtoehto on, että tapahtumien järjestäminen olisi opiskelijoiden vastuulla ja toimisi heille oppimisympäristönä. Virtuaalisten kohtaamisten järjestäminen mahdollistaa mm. seuraavista aiheista oppimisen käytännön työskentelyn parissa: HR/rekrytointi, asiakkuuksien kehittäminen, markkinointi ja viestintä, tapahtumien järjestäminen, liiketoimintamallit, palvelujen mallintaminen ja palvelumuotoilu, tietoturva ja tekniset alustavalinnat.

(päivitetty 30.8.2018)

Muistiot